Para garantizar un nivel mínimo de seguridad en los archivos, museos, pinacotecas y bibliotecas se suele recurrir a la normativa vigente, de forma que se aplican, en la medida de lo posible, las exigencias incluidas en los reglamentos, o bien, de forma menos habitual, se desarrollan proyectos de ingeniería de seguridad.

Sin embargo, a pesar de las nuevas tecnologías en seguridad que se están desarrollando, estas soluciones son, debido a las características de estos edificios, difíciles de implantar.

Además, en este tipo de edificios, es fundamental elaborar, de forma correcta, los Planes de Autoprotección y los Planes de Salvaguarda de obras de arte, documentación y archivos que albergan, o un plan de actuación para organizarse frente a desastres que pueden producirse en estos edificios, ya que, además de proporcionar a las personas implicadas en el mismo un conocimiento detallado del edificio, puede garantizar la existencia de un equipo de personas, coordinado y entrenado para hacer frente a un posible accidente.

En el caso específico de los edificios singulares y en concreto abiertos al público, sea porque en ellos se expone patrimonio artístico (arte, documentos etc.), el análisis de potencial riesgo se hace más evidente al tratarse en la mayoría de los casos de edificios histórico-artísticos de siglos o décadas de antigüedad, que en su tiempo fueron emblemáticos arquitectónicamente y, actualmente, no pueden cumplir los mínimos requisitos de seguridad que la sociedad nos reclama, a no ser que se intervenga en gran parte de su estructura.

El gestor de la seguridad en un museo debe entender que el patrimonio depositado en él puede estar expuesto al público o depositado en reservas o cámaras de especial protección y que el riesgo siempre es latente. Pero que por ser precisamente patrimonio y pueda ser contemplado con libertad por la sociedad, su función debe de ser lo menos molesta posible y al mismo tiempo eficaz.

No hay soluciones absolutas para los problemas de seguridad en los museos.

Cada museo debe estudiar sus propias necesidades especiales de protección y los peligros reales, a los que tiene que hacer frente. En todas las fases de este análisis, se debe acudir al consejo de especialistas.

Siempre que sea posible, los museos, y especialmente los pequeños, deberían concertar planes regionales o nacionales para buscar las mejores fuentes de infor­mación técnica, equipos disponibles y opiniones especializadas referidos a los di­versos aspectos de seguridad.

Los gerentes, directores, administradores, diseñadores y arquitectos deben te­ner siempre en cuenta que los dispositivos de seguridad integrados en el momento de la planificación del museo son, no solo más baratos que los instalados más tarde, sino también más efectivos. Cuando mejor, e incluso más brillantemente, pueden resolverse los problemas contradictorios que enfrentan exposición y pro­tección –contra el fuego, el robo, el deterioro ambiental y el mantenimiento del material– es durante el proyecto de construcción.

Todos los museos, sean cuales sean su tamaño y sus ingresos, pueden intentar conseguir un nivel eficiente de seguridad.

A menudo, el primer paso es convencer, a quienes ejercen el control administrativo y financiero, de que existe una necesidad de protección.

Aunque puedan conseguirse mejoras espectaculares en un breve lapso de tiempo, debe establecerse cuidadosamente un plan de perfeccionamiento de la seguridad a largo plazo, por ejemplo de tres a cinco años, y, en cualquier caso, la programación de la seguridad debe ser continua.

El hecho de que las medidas de seguridad puedan interferir u oponerse a las consideraciones estéticas (en la concepción de vía de circulación o de una exposi­ción, por ejemplo) o a la libre circulación del personal y los visitantes e incluso entre ellas, como cuando las exigencias de la seguridad contra el fuego se oponen a las necesarias para la protección contra el robo, no debe constituir un freno para los esfuerzos del personal ni crear facciones enfrentadas en su seno. Por el contra­rio, se hace necesaria la cooperación y el empleo de todos los recursos disponibles en la búsqueda de soluciones que refuercen la buena marcha del museo.

Para ser realmente eficaz, la seguridad no debe ser considerada como una tarea ajena e impuesta, sino que debe formar parte integrante e indisociable del ser del museo de su funcionamiento cotidiano. Solo así pueden encontrarse soluciones satisfactorias a los problemas contradictorios. Las decisiones de actuación, la búsqueda de equilibrios y compromisos nunca deben hacerse para salir del paso momentáneamente.

En los grandes museos, los directores deberían delegar su autoridad en materia de seguridad en un Director de Seguridad, especializado y dedicado por completo a esta tarea. Pero, independientemente del tamaño del museo, alguien debe asumir este papel, aunque sea compartiéndolo con otras tareas.

Las exigencias de la protección contra el delito y contra el fuego tienden a opo­nerse diametralmente.

A pesar de ello, ninguna solución de compromiso debe debilitar una u otra forma de seguridad. Por ejemplo, aunque los reglamentos contra incendios exijan más salidas de las deseables desde el punto de vista de la protección contra el robo, puede prohibirse la entrada por esas puertas de salida, y reservar las escaleras de incendio únicamente para el descenso.

Cuando exista una incompatibilidad real entre las medidas contra el fuego y contra el robo, debe darse prioridad a las primeras, ya que el fuego es, sin ninguna duda, el mayor enemigo del museo. Sus daños suelen ser irreparables, mientras que los objetos robados o deteriorados pueden ser recuperados o restaurados. El fuego constituye, además, una fuente potencial y constante de pánico para el personal y el público.